Témoignage d’Aurélie Bonneau, Directrice des opérations, Excelia Alumni

Pouvez-vous me présenter l’association Excelia Alumni ?

Excelia Alumni est l’association des diplômés des Sup de Co / ESC Tours, Poitiers et La Rochelle mais aussi de l’ESCEM Tours-Poitiers-Orléans et d’Excelia, qui rassemble plus de 40 000 diplômés dans le monde entier.

L’association a notamment pour but de permettre le développement des liens entre les diplômés des différentes promotions, de favoriser le développement des services en faveur de ses membres, d’apporter son soutien aux élèves de l’école et de contribuer au rayonnement d’Excelia et de tous les diplômés issus des formations du Groupe Excelia.

Pourquoi avez-vous choisi Netanswer ?

Avant de choisir Netanswer, nous travaillions avec une solution proposée par l’un de vos concurrents. Cette solution manquait de stabilité et la relation client / fournisseur était assez discutable… Nous n’avions pas de chef de projet, beaucoup de nos demandes sont restées sans réponse et nous n’avions pas le sentiment d’être accompagnés. Notre choix s’est donc porté sur un prestataire volontaire pour engager une relation de confiance et proposant une solution fiable, capable de répondre aux problématiques suivantes : 

• Une association qui se développe : Notre équipe de bénévoles souhaite que l’association suive la même évolution que l’école dans les classements (en 3 ou 4 ans, l’école Excelia à eu une forte ascension et elle continue de franchir les paliers). Le développement de l’association passe par la proposition d’activités originales et punchy à nos diplômés. Il faut donc que l’outil de gestion permette à notre équipe de mettre en place cette stratégie, tant sur le fond que sur la forme.

• Un doublement de la communauté : En 2020, a eu lieu le rachat de l’Escem par le groupe Excelia. Notre communauté est passée de 20 000 (diplômés d’Excelia) à 40 000 (diplômés d’Excelia et de l’Escem) fin 2021. Le nouveau prestataire devait d’une part migrer et intégrer les données des diplômés de l’Escem et d’autre part proposer des systèmes d’automatisation de certaines fonctions pour optimiser la gestion d’un réseau de cette taille.  

• Un outil de travail fiable : Notre équipe de permanents se limite à 3 temps plein et un apprenti et le site web est notre outil de travail commun au quotidien pour l’animation et la gestion de notre communauté. La fiabilité de la solution est, de fait, primordiale pour envisager la mise en œuvre du plan d’action et pour optimiser toutes les tâches récurrentes. Nous avons gagné un temps précieux, réinvesti sur la partie communication et réseaux sociaux.

Après avoir « essayé » les trois principales solutions disponibles sur le marché (Alumnforce pendant plusieurs années, Hivebrite temporairement et Netanswer depuis plus d’un an), nous ne pouvons que valider et justifier notre choix de Netanswer pour ce que votre solution et votre équipe nous apportent au quotidien : 

• La relation client / fournisseur : 

Nous n’avons pas simplement acheté une solution, vos équipes sont disponibles pour nous accompagner. La fréquence des contacts avec le chef de projet ou l’équipe support dépend de nos besoins (dysfonctionnement ou évolution/développement) et n’est jamais un problème. C’est un changement significatif par rapport à notre ancien prestataire. Cette différence permet un ajustement permanent et évolutif de la solution, synchrone avec les besoins de l’association.

• L’évolution de l’outil et les nombreux modules disponibles :

Dans votre solution, de nombreuses fonctionnalités sont ajoutées régulièrement pour faire évoluer l’outil et répondre aux besoins de vos clients. C’est agréable de voir l’outil évoluer, nous avons le sentiment que les demandes clients sont entendues. De plus, les nombreux modules optionnels que vous proposez ont répondu à notre commande initiale : avoir une solution unique qui regroupe toutes les fonctionnalités utilisées en externe. Avec notre ancien prestataire nous avions une multitude d’outils en parallèle : mailjet pour les mails, surveymonkey pour les sondages, google drive pour les documents… même si certains de ces modules existent dans leur solution, ils n’étaient pas assez ergonomiques tant pour les utilisateurs qu’en back-office et ils manquaient surtout de stabilité.

• La performance de l’outil : 

Comme je l’ai dit précédemment, votre solution est notre outil de travail au quotidien pour l’animation et la gestion de la communauté. Sa performance est donc primordiale dans la réalisation des missions de l’équipe et dans les liens créés et entretenus avec nos membres. Avec Netanswer, nous avons réussi à allier à la fois une vitrine du site web agréable pour les utilisateurs et un outil de travail confortable et fiable pour l’équipe de permanents et de bénévoles. 

Si je devais résumer notre choix de la solution Netanswer en quelques mots-clés, je dirais : Fiabilité, Confort d’utilisation (autant pour les administrateurs que pour les utilisateurs) et Relationnel.

Que vous a apporté NetAnswer depuis sa mise en place dans le développement de votre association ?

Du temps, des sourires et donc de la tranquillité d’esprit !

Nous utilisons votre solution depuis octobre 2020 et, depuis sa mise en place, nous avons : 

• un gain de temps énorme et évident sur des tâches récurrentes, sans valeur ajoutée.

• une tranquillité d’esprit sur la fiabilité de la solution : nous savons qu’elle est stable et nous n’avons plus la crainte de la panne serveur à la fois en back-office pour l’aspect technique mais aussi en front-office pour ce que nous proposons à nos utilisateurs. 

• une solution flexible et le sentiment d’être écouté sur nos différents besoins et attentes : nous avons le sentiment de co-construire la solution avec Netanswer et nous participons à son développement.

• un plaisir d’être en contact avec une équipe sympathique : chef de projet, techniciens et toute l’équipe support de Netanswer.

Quels sont les plus gros atouts de notre solution ? 

Rien de bien différent avec ce que Netanswer nous a apporté ! 

• La relation client
• La proximité avec notre chef de projet
• La réactivité de toute l’équipe sur les dysfonctionnements
• Les développements en adéquation avec nos attentes

Envisagez-vous de réaliser d’autres projets avec Netanswer ?

Oui ! Nous avons déjà recommandé le module taxe d’apprentissage à l’école Excelia pour que les équipes relation entreprise puissent encaisser la taxe d’apprentissage directement en ligne. 

Nous envisageons également de développer un mini-site pour notre événement « Alumni Sailing Challenge » : une régate inter Alumni à la Rochelle dédiée à tous les diplômés d’écoles de commerce et d’ingénieur qui aura lieu du 30 septembre au 2 octobre 2022. 

Enfin, nous réfléchissons à prendre votre module CRM.

Recommanderiez-vous notre solution à une autre association ?

Oui bien sûr, à 100 % et sans réserve. J’ai d’ailleurs eu l’occasion de le faire à plusieurs reprises. Je précise systématiquement à mes interlocuteurs que je ne suis pas salariée de Netanswer, que je n’ai pas d’actions ni de rétribution sur le nombre de contrats signés !

Travailler avec Netanswer a été pour moi synonyme de soulagement, notre ancienne solution était un réel handicap dans le développement de l’association avec en cause notamment la qualité de la relation client / fournisseur. J’ai envie de faire prendre conscience à mes interlocuteurs qu’il existe une solution facile, portée par une équipe sympathique, mobilisée et unie et que ça ne leur coûtera pas 5 fois plus cher ! Ils pourront ainsi gagner en confort de travail à la fois grâce à l’ergonomie du site et grâce à la qualité du relationnel avec les équipes Netanswer.

UNE QUESTION ?