Témoignage de Cathy HALUPNICZAK, Déléguée Générale, TBS Alumni

Depuis combien de temps êtes-vous client chez Netanswer ?

Nous travaillons avec Netanswer depuis 10 ans. Avant Netanswer, nous avions un site internet qui avait été développé par une société qui n’était pas spécialiste de notre métier. Nous avions un portail internet et une sorte d’annuaire… Les deux outils étaient difficiles à lier et nous n’arrivions pas à faire évoluer le projet de l’association. Nous avons donc étudié d’autres solutions disponibles sur le marché capables de répondre à nos besoins. À l’époque, nous avons été approchés par trois prestataires : Salesforce, Alumnforce et Netanswer.

Nous avons décidé de faire confiance à Netanswer pour la mise en place d’une nouvelle plateforme pour deux raisons :

• La première, c’est que la solution est totalement modulable. Nous avons pu concevoir notre site internet selon nos besoins : nous avons eu la possibilité d’acheter “une partie de la solution” et de choisir les modules qui composeront notre futur site internet sans être obligés d’investir dans l’intégralité des modules disponibles. En l’occurrence, nous avions commencé par acheter les modules CMS, Annuaire et Agenda à l’époque. 

• La deuxième raison, c’est que la solution Netanswer à la capacité d’être interfacée avec différents CRM. Nous pouvions donc lier les données avec le CRM de l’école. C’était un point important, en tant qu’association indépendante, nous devions avoir un outil capable de se connecter avec l’école TBS Education.

Que vous a apporté Netanswer depuis sa mise en place dans le développement de votre association ?

De la crédibilité, de la modernité et du professionnalisme.

Notre association a grandi avec la solution Netanswer. 

Lorsque j’ai été embauchée en 2006, nous étions une amicale et nous représentions uniquement le Programme Grande École. Il y avait deux autres associations qui représentaient d’une part les masters spécialisés et d’autre part les bachelors. Nous avons fait évoluer nos statuts pour pouvoir représenter tous les diplômés et étudiants de tous les programmes du groupe TBS. 

Après ces changements, nous rencontrions encore un problème majeur : nous n’avions pas d’outil qui permettait à nos bénévoles d’être autonomes et efficaces pour l’animation et la gestion de l’association, nous manquions de modernité… D’autant plus que les réseaux sociaux Facebook et Linkedin prenaient de plus en plus d’ampleur. 

La mise en place de votre solution a changé la donne. On est passé de l’amicale qui essayait de grossir à une association de diplômés digne de ce nom. Parce qu’on avait une solution adaptée à nos besoins, c’est ce qui nous a fait décoller.

La solution Netanswer nous a permis de nous professionnaliser dans toutes nos actions et d’être plus crédible envers nos membres grâce aux différents modules que nous avions à notre disposition.

Par exemple, lorsque nous avons décidé de mettre en place le module emploi, nous avions un outil facile à prendre en main et accessible à tous les administrateurs de l’association. Nous n’avions pas besoin de tâtonner comme on l’avait fait les années précédentes avec des prestataires moins habitués à nos contraintes métiers. Avec Netanswer, il suffit de connecter le module pour que ça fonctionne. 

Même constat lorsque nous avons décidé de prendre le module vote en ligne… Après avoir changé les statuts de l’association pour autoriser le vote à distance, nous avons pu proposer à nos membres une solution qui fonctionnait. Le fait de savoir que ce module a pu être testé par les autres clients de Netanswer qui font le même métier que nous et que c’est un module construit pour répondre à nos besoins, c’est rassurant,  ça donne une perception de grand professionnalisme et ça nous apporte de la crédibilité.

Quels sont les principaux bénéfices que vous offre notre solution pour la gestion de votre association ?

1. Le gain de temps

Le premier bénéfice est le gain de temps que nous offre votre solution. Chez TBS Alumni, nous sommes en équivalent temps plein 4 et demi pour faire tourner une association de 50 000 membres. Il y a 5 ans, nous étions 7. Au fur et à mesure que la solution netanswer évolue et nous facilite la vie, nous avons baissé notre masse salariale. Maintenant, on fait beaucoup plus et beaucoup mieux, mais nous ne sommes que 4 et demi… 

L’outil Netanswer nous a permis de gagner du temps sur des tâches répétitives, chronophages. Les outils sont accessibles et à la portée de tous, c’est facile ! Je n’ai pas besoin d’attendre que la responsable communication soit présente pour réaliser un mail professionnel parce que j’ai des templates à ma disposition avec le Mail Builder, idem pour la réalisation de pages sur le site internet avec le Page Builder. Le réel avantage, c’est que votre outil s’est adapté aux compétences demandées aujourd’hui et cela nous permet de nous moderniser. En septembre dernier, nous avons pu recruter une professionnelle de la communication : Mathilde. En plus d’avoir une personne compétente, nous avions aussi une évolution des outils qui lui ont permis de réaliser des communications plus percutantes, plus modernes, ce qui impacte positivement notre visibilité et les visites sur notre site.

2. Les interactions avec les autres clients Netanswer

De plus, les interactions possibles avec les autres clients de Netanswer avec le Club Utilisateurs ou depuis plus récemment avec le site Club Netanswer sont un réel avantage. Cela nous permet de partager des problématiques communes et d’échanger sur nos métiers. Je me souviens d’une époque où l’on cherchait à valoriser nos membres en fonction de leur implication dans l’association (cotisation, mise à jour du profil, membre du conseil d’administration…) Edhec Alumni avait exactement la même problématique et leurs réflexions étaient un peu plus avancées. Fabrice nous a mis en relation avec Edhec Alumni et ils ont assumé le développement (utilisation des badges pour valoriser le profil d’un membre). Nous avons pu tester la solution en tant que beta-testeur et l’avoir à disposition bien avant les autres clients. Je trouve ça extrêmement novateur et super efficace. Idem lorsque nous avons fait évoluer la boutique en ligne pour l’utiliser comme une marketplace, nous avons assumé les frais de développement et vos autres clients ont pu en bénéficier.

Sur la gestion de projet, je ne connais pas d’autres entreprises qui proposent de travailler ainsi. Le fait de pouvoir mutualiser les développements réalisés : comptablement, financièrement… C’est un énorme atout. Cette manière de fonctionner vous permet d’être à jour sur les besoins et les problématiques des associations et vous donne le recul nécessaire pour nous prouver que parfois certaines idées ne sont pas viables.

3. Les modules pluggés à l’annuaire et interconnectés

Enfin, le fait que les modules soient interconnectés et communiquent directement avec l’annuaire est un réel bénéfice. Je n’ai pas besoin d’avoir de multiples bases, de multiples fichiers excel pour avoir une base de données à jour et qualifiée. Nos bénévoles ont l’obligation d’utiliser la solution Netanswer pour la gestion de l’association afin d’avoir un suivi statistique et des données qui se mettent à jour en temps réel. 

Je vais prendre un exemple concret : Chaque année, l’école TBS Education organise la remise des diplômes. Pour cet événement, nous demandons au service communication de l’école d’utiliser votre solution pour une question d’image (tu deviens diplômé donc tu dois passer par l’association des diplômés) mais aussi pour une question de mise à jour des données. D’une part, votre outil est capable de repérer les membres présents dans notre base de données même s’il s’agit d’une inscription externe (membre non connecté) à l’événement : il y a des alertes disponibles qui indiquent si le membre est présent dans notre base. D’autre part, si un membre met à jour ses coordonnées lors de son inscription, elles sont automatiquement mises à jour dans notre base de données. C’est d’une efficacité imparable ! 

Avant votre solution, lors d’une remise de diplôme, nous devions éplucher 850 lignes (850 diplômés) sur un fichier excel avec tous les risques d’erreur de saisie associés à ce traitement  (inversion des lettres, faute de frappe, inversion du prénom et du nom…), c’était un travail très chronophage et peu efficace. 

Selon moi, l’annuaire est le socle de travail des associations. Avoir un annuaire complet, organisé et à jour permet d’assurer la sauvegarde d’une association qui souhaite rester indépendante. Ça permet de prouver à sa maison mère qu’elle a à sa disposition un annuaire qui sera de toute façon toujours plus complet et efficace qu’un Linkedin ou qu’un Facebook. C’est vraiment je pense ce qui va permettre à une association de rester crédible vis-à-vis des écoles parce qu’elles ont de plus en plus en plus besoin d’avoir des données très qualifiées et ne savent pas le faire. C’est aujourd’hui le nerf de la guerre pour les écoles notamment pour les histoires de classement, d’accréditation etc. 

D’ailleurs, cet annuaire à jour a transformé la dynamique de l’association ! Les mises en relation sont extrêmement efficaces. Précédemment, nous devions courir après nos membres pour qu’ils mettent à jour leurs informations ou qu’ils viennent proposer leur aide au réseau. Désormais, il sont nombreux à nous écrire pour nous proposer des offres de stages, des offres d’emploi, accompagner les autres membres, devenir membre de jury… Nous n’avons plus besoin de réaliser des campagnes car nous sommes devenu très visible. Auparavant, cette visibilité nous manquait énormément…

Les actions possibles grâce à votre solution et aux outils disponibles ont complètement changé la donne. On reçoit environ 5 à 6 cotisations à vie par semaine de populations qui nous avaient complètement échappées : les promotions entre 1980 et 2005. Elles n’ont pas de besoins avérés (elles ne postent pas d’offres d’emploi, elles ne postulent pas, elles ne souhaitent pas recevoir de l’aide, elles ne nous demandent pas de réaliser leur portrait…). Elles viennent sur notre site et s’engagent parce que l’on est devenu crédible. 

Quels sont les plus gros atouts de notre solution ? 

Selon moi les plus gros atouts de la solution Netanswer sont : 

• La polyvalence : Vous avez de nombreux modules capables de répondre à nos besoins. Toutes nos spécificités métiers peuvent être couvertes par les modules disponibles dans votre solution.

• Les coûts modérés : L’hébergement ne coûte pas très cher chez Netanswer et la mise en place de nouveaux modules est aussi largement accessible. Exemple le plus récent en date : la mise en place du module entrepreneur qui va nous changer la vie sur les nouvelles activités que l’on souhaite développer. Cela nous coûte environ 2 000 € en développement logiciel… En investissement sur une année c’est relativement abordable. 

• Le fonctionnement mutualiste : Nous pouvons facilement échanger avec d’autres clients de votre solution. Nous avons des problématiques communes et nous savons que nos propositions peuvent être améliorées par d’autres clients et vice-versa nous participons aussi à l’amélioration des propositions. Les développements réalisés pour un client sont mutualisés et utiles à tous.

• La relation client / fournisseur : Depuis que nous sommes clients chez Netanswer tout se passe très bien avec les équipes : nous pouvons nous parler franchement et vous êtes à l’écoute de vos clients.

Envisagez-vous de réaliser d’autres projets avec Netanswer ?

Nous travaillons aujourd’hui avec Fabrice pour poursuivre les améliorations sur l’annuaire et sur l’annuaire entreprise afin de nous faire gagner encore plus de temps ! Notamment pour que les mises à jour à réaliser en back-office soient davantage ergonomiques.

Nous avons aussi fait quelques propositions pour améliorer l’expérience utilisateur du diplômé lorsqu’il va mettre à jour ses informations sur son profil.

Enfin, nous avons aussi un gros projet sur la synchronisation entre le CRM de l’école et l’outil Netanswer pour continuer d’améliorer notre base de données.

Recommanderiez-vous notre solution à une autre association ?

Bien sûr ! Je dois recevoir des appels 3 ou 4 fois par an. En général, ces personnes hésitent entre Alumnforce et Netanswer. Je n’ai pas de commentaire à faire sur Alumnforce car je ne sais pas comment ils ont évolué, je ne les connais pas. Nous les avions rencontrés il y a 10 ans et nous avions décidé de choisir Netanswer car votre solution nous semblait plus polyvalente. En revanche, je leur parle de vos différents atouts : la polyvalence, les coûts modérés, la solution modulable et évolutive… C’est hyper important !

Avec Netanswer,  ils peuvent composer leur solution selon leurs besoins et n’ont pas besoin de prendre l’intégralité des modules disponibles. De plus, le fonctionnement mutualiste et collaboratif de Netanswer leur permet de bénéficier du savoir-faire et des développements des autres associations. Pour moi, c’est l’atout indéniable et je le dis à chaque fois. Aujourd’hui, nous ne sommes pas capables de trouver un outil aussi adapté à nos métiers et à nos absences de compétences en interne que votre solution. 

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